3 องค์ประกอบในการนำเสนออย่างมืออาชีพ (3 Things of Professional Presentation Skills) ทักษะการนำเสนอ (Presentation Skills) ถือเป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญอย่างยิ่งทั้งในการเรียนและการทำงาน หลายคนฝีมือและชำนิชำนาญในงานดี แต่ก็มักมาตกม้าตายตอนนำเสนอ ยิ่งในอาชีพวิทยากรอย่างผม ทักษะการนำเสนอถือเป็นทักษะที่สำคัญอย่างมาก เพราะแม้เราจะมีความเชี่ยวชาญเนื้อหานั้นเป็นอย่างดี แต่ก็บ่อยครั้งที่เราในฐานะผู้นำเสนอหรือผู้ถ่ายทอดมักเผลอยัดเยียดข้อมูลจนล้นทะลัก ทำเอาผู้เรียนสำลักความรู้กันไปเลยทีเดียว และเมื่อไม่นานมานี้ ผมมีโอกาสได้อ่านหนังสือเล่มหนึ่งที่เล่าถึงทริคและกลเม็ดง่ายๆ ในการนำเสนอ ซึ่งใช้ชื่อที่แปลเป็นภาษาไทยว่า เคล็ดลับที่จะทำให้ใคร ๆ
Category: Blog
ซุนวูกล่าวไว้ว่า “รู้เขา รู้เรา รบร้อยครั้ง ชนะร้อยครั้ง” ดังนั้นในการวิเคราะห์ศักยภาพในการแข่งขันขององค์กรจึงเป็นเรื่องสำคัญ Framework ที่อยากจะขอแนะนำในการวิเคราะห์ศักยภาพในการแข่งขันในองค์กร เพื่อให้ครอบคลุมทั้ง “ภายใน-ภายนอก” และ “ปัจจัยบวก-ปัจจัยลบ” เราจะเริ่มต้นนำ Framework “SWOT” มาวิเคราะห์เพื่อมองให้เห็นว่าในมุมมองด้านภายในองค์กรมีจุดแข็ง (Strengths) และจุดอ่อน (Weakness) ในประเด็นใดบ้าง? รวมไปถึงมุมมองด้านภายนอกองค์กรว่ามีโอกาส (Opportunities) และอุปสรรค (Threats) ในแง่มุมไหนบ้าง?
หลายคนที่เคยเรียนหลักสูตร Problem Solving and Decision Making มาก่อน คงได้มีโอกาสทบทวนความรู้มาประยุกต์ใช้จริงกับสถานการโควิด 19 นี้แล้ว ด้วยสถานการณ์ทุกอย่างเปลี่ยนแปลง ไม่แน่นอน และมีปัญหาเกิดขึ้นได้ตลอดแบบรายวันทั้งในชีวิตงาน และชีวิตส่วนตัว ยกตัวอย่างง่ายๆ ที่เจอกับตัวเองทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว มาเริ่มกันที่เรื่องงานกันก่อนดีกว่าค่ะ ลูกค้าขอยกเลิกหรือเปลี่ยนตารางฝึกอบรมเป็นสิบรุ่น บ้างขอลดระยะเวลาฝึกอบรมจาก 1 วันเหลือ 2 ชั่วโมง เปลี่ยนแผนการฝึกอบรม ขอหลักสูตรใหม่ๆ
Systems Problem Solving and Decision Making Management Frameworks and Tools Productivity Improvement
เทคนิควิเคราะห์สาเหตุรากเหง้าด้วย Why-Why Analysis
การวิเคราะห์สาเหตุรากเหง้าของปัญหา หรือที่เรียกว่า Root Cause Analysis นั้น มีเทคนิคในการตั้งคำถามที่นิยมใช้กัน ก็คือ การตั้งคำถามด้วยคำว่า “ทำไม-ทำไม?” ซึ่งมีการเรียกเทคนิคนี้ว่า “Why-Why Analysis” หรือ “5 Why Analysis” แล้วแต่จะเรียกกันไป เมื่อลองมาวิเคราะห์ดูว่า เหตุใดเทคนิคการตั้งคำถามง่าย ๆ ด้วย “ทำไม-ทำไม?” แบบนี้ จึงเป็นที่นิยมกัน
สถานการณ์ COVID-19 ในประเทศไทยในปัจจุบัน เรียกได้ว่าเข้าขั้นวิกฤติ จำนวนผู้ติดเชื้อ และจำนวนคนเสียชีวิตพุ่งสูงขึ้นเรื่อย ๆ ไม่สามารถควบคุมการระบาดของโรคได้ บุคลากรทางการแพทย์ด่านหน้า แม้จะฉีดวัคซีน Sinovac ไปแล้ว 2 เข็ม ก็ยังติดเชื้อได้ ทางออกในภาะวิกฤตินี้ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมาทบทวนกลยุทธ์ในการจัดหาวัคซีน และขั้นตอนในการจัดหาวัคซีนกันใหม่ คำถามง่าย ๆ แต่สุดแสนจะทรงพลังในการปรับปรุงงาน ก็คือ การตั้งคำถามกับสิ่งที่ทำอยู่ด้วยคำถาม “5W1H” “What”
หลายโรงงานที่รับซื้อวัตถุดิบเป็นของสด เพื่อนำเข้ามาใช้ในกระบวนการผลิตสินค้า น่าจะเจอปัญหาอย่างหนึ่งที่คล้ายคลึงกัน คือ บางครั้งราคาวัตถุดิบก็ช่างเย้ายวนใจให้ซื้อเสียเหลือเกิน แต่ปริมาณก็อาจจะมีไม่มาก จะเดินเครื่องผลิตที่ไม่รู้จะคุ้มค่าแรง ค่าไฟหรือเปล่า ? ปัญหาในลักษณะนี้ คงต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลต้นทุนการผลิต (บาทต่อหน่วย) ที่ผันแปรไปตามปริมาณการผลิต (หน่วย) ว่าเป็นเช่นไร ? เพื่อนำข้อมูลในส่วนตรงนี้ไปให้ฝ่ายที่จัดหาวัตถุดิบเข้าโรงงาน ใช้เป็นข้อมูลในการตัดสินใจว่าจะรับซื้อหรือไม่ ? จะเห็นได้ว่า การบริหารต้นทุนที่ดี ต้องอาศัยข้อมูลตัวเลขที่แท้จริงของแต่ละส่วน เข้ามาประกอบการพิจารณากันให้ดี สร้างเป็น Model
ในภาวะเศรษฐกิจถดถอยอย่างนี้ พนักงานหลาย ๆ คนคงได้รับมอบหมายนโยบายจากผู้บริหาร หัวหน้างาน ให้ช่วยกันหาแนวทางในการปรับปรุงงาน เพื่อลดต้นทุนที่เกิดขึ้นในกระบวนการผลิต หลายคนอาจจะเริ่มต้นไม่ถูก ไม่รู้จะมองหาไอเดียในการลดต้นทุนอย่างไร ? เทคนิคหนึ่งที่อยากจะแนะนำ ก็คือ ให้ลองเริ่มต้นค้นหาจากการทำงานรอบ ๆ ตัว ว่ามีความสูญเสียอะไรบ้างหรือเปล่า ? ความสูญเสียโดยทั่วไปที่เกิดขึ้นสามารถจำแนกออกได้ 8 ประเภทด้วยกัน Defects – งานผิด คือ การทำงานผิดพลาด
ทักษะการคิดเชิงวิเคราะห์ ถือเป็นทักษะการคิดพื้นฐานที่สำคัญ และขาดไม่ได้ในการทำงานภายในองค์กรในทุกระดับ ตั้งแต่ระดับบริหาร (Top Management) จนถึงระดับหน้างาน (Shop Floor) และเกี่ยวข้องกับทุกฝ่ายไม่ว่าจะเป็นฝ่ายวางแผนกลยุทธ์ ฝ่ายการตลาด ฝ่ายผลิต กระทั่งฝ่ายบุคคล หลักคิดของการคิดเชิงวิเคราะห์นั้น เมื่อพิจารณาจากเครื่องมือการคิดวิเคราะห์ต่าง ๆ จะพบว่าเป็นการคิดวิเคราะห์เชื่อมโยงหาความสัมพันธ์ของข้อมูลในมิติต่าง ๆ เพื่อวิเคราะห์หาโอกาสในการพัฒนาและปรับปรุง เช่น การวิเคราะห์กลยุทธ์ธุรกิจด้วย TOWS Matrix โดยวิเคราะห์พิจารณาหาความสัมพันธ์ระหว่างปัจจัยภายใน ได้แก่
Productivity Improvement Management Frameworks and Tools Systems Problem Solving and Decision Making Thinking
Productivity Facilitator ฟันเฟืองสำคัญเพิ่มผลผลิตองค์กร
ในโลกแห่งการแข่งขันทางธุรกิจในยุคปัจจุบัน องค์กรจะต้องมีความสามารถในการตอบสนองความต้องการของลูกค้าทั้งในแง่คุณภาพ (Quality) ระยะเวลาในส่งมอบ (Time) และต้นทุน (Cost) กิจกรรมเพิ่มผลผลิต (Productivity Improvement) นับเป็นกลไกในการขับเคลื่อนที่สำคัญ ซึ่งเกี่ยวข้องกับพนักงานทุกระดับตั้งแต่ระดับบริหาร (Top Management) จนถึงระดับหน้างาน (Shop Floor) ผ่านกิจกรรมปรับปรุงงานต่าง ๆ โดยมีเป้าหมายสูงสุดคือ การตอบสนองความต้องการลูกค้าอันนำมาสู่ผลกำไรขององค์กร นักส่งเสริมกิจกรรมเพิ่มผลผลิต (Productivity Facilitator) ถือเป็นฟันเฟืองสำคัญในการดำเนินกิจกรรมเพิ่มผลผลิตโดยทำหน้าที่กระตุ้น
ก่อนเริ่มทำกิจกรรมปรับปรุงงานใด ๆ สิ่งที่เราจะต้องทำความเข้าใจก่อน ก็คือในเรื่องบัญชีต้นทุน เพื่อวิเคราะห์โครงสร้างต้นทุนของกิจการเราว่าเป็นอย่างไร ? การทำกิจกรรมปรับปรุงงานแบบที่ทุกคนมีส่วนร่วม จะต้องเริ่มจากจุดนี้ โดยผู้บริหารระดับสูงขององค์กรจะต้องกำหนดเป้าหมายในภาพรวมว่าต้องการกำไรเพิ่มขึ้นเท่าไหร่ ? เมื่อกระจายเป้าหมายไปแล้ว ฝ่ายขายต้องไปทำยอดขายเพิ่มขึ้นเท่าไหร่ ? ไปลดต้นทุนการบริหารงานขายเท่าไหร่ ? ฝ่ายผลิตต้องไปลดต้นทุนเท่าไหร่ ? ถ้าเราลองไปวิเคราะห์ต้นทุนการผลิต (Manufacturing Cost) ก็จะประกอบไปด้วยต้นทุนวัตถุดิบ (Raw Material Cost) ต้นทุนโสหุ้ยการผลิต